Strengere Regeln für Bewirtungskosten: Was Unternehmen jetzt beachten müssen

Strengere Regeln für Bewirtungskosten: Was Unternehmen jetzt beachten müssen

Neue Steuerregeln in Deutschland verschärfen Abzugsvoraussetzungen für Geschäftsessen und Bewirtungskosten im Unternehmensregister

Unternehmen in Deutschland müssen seit Kurzem strengere Vorgaben beim Abzug von Bewirtungs- und Verpflegungskosten als Betriebsausgaben beachten. Die verschärften Richtlinien umfassen unter anderem elektronische Belegführung und fälschungssichere Quittungen. Ziel der Änderungen ist es, die Einhaltung bestehender Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten zu gewährleisten.

Nach den aktualisierten Vorgaben werden für den Abzug von Verpflegungskosten nur noch maschinell erstellte, elektronisch gesicherte Belege anerkannt. Diese müssen von einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) stammen. Fällt die TSE aus, können die Kosten dennoch geltend gemacht werden – vorausgesetzt, der Beleg weist den Defekt deutlich aus.

Bei Rechnungen unter 250 Euro müssen Unternehmen den vollständigen Namen und die Adresse des Dienstleisters, das Rechnungsdatum sowie eine detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen oder Waren dokumentieren. Für höhere Beträge (ab 250 Euro) sind zusätzliche Angaben erforderlich, darunter die Steuernummer des Gastgebers, eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer sowie der Name des Steuerpflichtigen, der die Bewirtung trägt.

Unabhängig von der Höhe der Ausgaben müssen sämtliche Abrechnungen den geschäftlichen Anlass, den Ort, das Datum, die Teilnehmer und den Rahmen der Veranstaltung enthalten. Digitale Belege sind zulässig, selbst erstellte Aufstellungen bedürfen jedoch einer elektronischen Signatur oder Freigabe. Die Regelungen entsprechen den deutschen GoBD-Grundsätzen, die eine ordnungsgemäße Buchführung, Belegaufbewahrung und Datenzugänglichkeit vorgeben.

Laut § 4 Absatz 5 des Einkommensteuergesetzes bleiben lediglich 70 Prozent der Bewirtungskosten abzugsfähig. Steuerpflichtige müssen alle Ausgaben lückenlos dokumentieren, um den Anforderungen des Finanzamts zu genügen.

Die überarbeiteten Bestimmungen unterstreichen die Notwendigkeit präziser, nachprüfbarer Unterlagen bei der Geltendmachung von Betriebsausgaben. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Belege und Dokumentationen den elektronischen Sicherheitsstandards entsprechen, um Abzüge beanspruchen zu können. Bei Nichteinhaltung drohen abgelehnte Anträge oder verstärkte Prüfungen durch die Steuerbehörden.